Datenschutzerklärung – Veranstaltungstechnik Hense

Datenschutzerklärung

Diese Erklärung beschreibt, welche personenbezogenen Daten wir verarbeiten, zu welchem Zweck und auf welcher Rechtsgrundlage. Sie gilt für alle Websites des Betriebs sowie für die Kontaktaufnahme und die Abwicklung von Aufträgen.

Stand: 20. Oktober 2026

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Sinne der DSGVO ist:

IT & Veranstaltungstechnik Hense
Philipp Hense
Am Kreuzweg 16
97702 Fridritt / Münnerstadt
Telefon: +49 1590 4731928
E-Mail: info@it-und-veranstaltungstechnik-hense.de

Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt, da die gesetzlichen Voraussetzungen dafür nicht vorliegen.

2. Geltungsbereich

Diese Erklärung gilt für:

it-und-veranstaltungstechnik-hense.de
it-hense.de
veranstaltungstechnik-hense.de (diese Seite)
gigadmin.de, die Demo unter demo.gigadmin.de und die Bestellung von GigAdmin Plus unter lizenz.gigadmin.de
die GigAdmin App für Android und das PC-Programm GigAdmin Desktop für Windows und Linux (Abschnitt 8, App und Desktop)
unsere Instagram-Profile instagram.com/it_veranstaltungstechnik_hense und instagram.com/gigadmin.de sowie unser Google Unternehmensprofil
die Kontaktaufnahme per Telefon, E-Mail und WhatsApp
die Abwicklung von Aufträgen einschließlich Rechnungsstellung
Foto- und Videoaufnahmen bei Veranstaltungen

Die Websites unterscheiden sich technisch. Welche Dienste auf welcher Seite eingesetzt werden, steht in den Abschnitten 5 bis 8.

3. Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, wenn eine Rechtsgrundlage vorliegt. In dieser Erklärung tauchen folgende auf:

Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, bei Zugriffen auf dein Endgerät zusätzlich § 25 Abs. 1 TDDDG). Du kannst sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.
Vertragserfüllung und Anbahnung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), etwa bei Anfragen, Angeboten und der Auftragsabwicklung.
Rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO), etwa steuerliche Aufbewahrungspflichten.
Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), etwa der sichere und störungsfreie Betrieb unserer Server.

4. Hosting, Server-Logfiles und Dateiablage

Alle unsere Websites einschließlich der GigAdmin-Demo sowie unsere E-Mail-Postfächer werden bei der dogado GmbH, Antonio-Segni-Straße 11, 44263 Dortmund, gehostet. Mit dogado besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Die Server stehen in Deutschland.

Beim Aufruf einer unserer Seiten erhebt der Server automatisch Daten, die dein Browser übermittelt und die technisch notwendig sind, um die Seite auszuliefern:

IP-Adresse des anfragenden Geräts
Datum und Uhrzeit des Zugriffs
Name und URL der abgerufenen Datei
übertragene Datenmenge und Meldung über den Erfolg des Abrufs
verwendeter Browser und Betriebssystem
zuvor besuchte Seite (Referrer), sofern übermittelt

Diese Daten dienen ausschließlich dem Betrieb, der Sicherheit und der Fehlersuche. Eine Zusammenführung mit anderen Datenquellen findet nicht statt. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Alle Seiten werden ausschließlich verschlüsselt über HTTPS ausgeliefert.

Sicherungskopien: dogado erstellt automatisch alle drei Stunden eine Sicherung sämtlicher Dateien, Datenbanken und E-Mail-Postfächer. Diese Sicherungen werden je nach Tarif sieben bis vierzehn Tage aufbewahrt und danach gelöscht. Sie dienen ausschließlich der Wiederherstellung im Störungsfall. Da Sicherungen auch personenbezogene Daten enthalten können, wirkt sich eine Löschung erst nach Ablauf dieser Frist vollständig aus. Die Sicherungen liegen ebenfalls in Deutschland und sind vom Auftragsverarbeitungsvertrag mit dogado erfasst. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Dateiablage und Datensicherung bei Hetzner

Unsere betrieblichen Daten legen wir auf einem angemieteten Speicher (Storage Share) der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, ab. Dabei handelt es sich um eine von Hetzner betriebene Nextcloud-Instanz, die ausschließlich uns zur Verfügung steht. Der Speicher befindet sich in einem Rechenzentrum in Deutschland, eine Übermittlung in Drittländer findet nicht statt. Mit Hetzner besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

Dort abgelegt sind insbesondere:

Angebote, Rechnungen und sonstige Auftragsunterlagen einschließlich Kunden- und Vertragsdaten (siehe Abschnitte 15 und 16)
geschäftlicher Schriftverkehr und betriebliche Dokumente
Foto- und Videoaufnahmen von Veranstaltungen (siehe Abschnitt 14)
Sicherungskopien unserer Websites, Datenbanken und der Rechnungssoftware

Der Zugriff ist passwortgeschützt und auf uns beschränkt, die Übertragung erfolgt verschlüsselt. Hetzner stellt allein den Speicher bereit, nimmt vom Inhalt keine Kenntnis und wertet ihn nicht aus.

Freigabelinks: Wenn wir dir Dateien über einen Link aus dieser Ablage bereitstellen, ist der Link nur für die vereinbarte Dauer gültig und wird danach wieder deaktiviert. Wir geben Links nur an die jeweils Beteiligten weiter.

Dateien löschen wir, sobald sie für den jeweiligen Zweck nicht mehr benötigt werden und keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht (siehe Abschnitt 18).

Von diesem Speicher werden automatisch alle sechs Stunden Momentaufnahmen (Snapshots) erstellt. Sie werden sieben Tage aufbewahrt und danach überschrieben. Sie dienen ausschließlich der Wiederherstellung im Störungsfall. Da sie personenbezogene Daten enthalten können, wirkt sich eine Löschung in der Ablage erst nach Ablauf dieser Frist vollständig aus.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Unterlagen der Abwicklung eines Auftrags dienen, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO für aufbewahrungspflichtige Unterlagen und im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO an einer geordneten und ausfallsicheren Datenhaltung. Datenschutzhinweise von Hetzner: hetzner.com/de/legal/privacy-policy.

5. Einwilligungsverwaltung

Damit du entscheiden kannst, welche nicht notwendigen Dienste geladen werden, setzen wir Einwilligungsbanner ein. Deine Entscheidung wird gespeichert, damit wir nicht bei jedem Aufruf erneut fragen müssen. Diese Speicherung ist zur Erfüllung unserer Nachweispflicht erforderlich (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).

Auf it-und-veranstaltungstechnik-hense.de und gigadmin.de verwenden wir Klaro!, eine quelloffene Lösung, die vollständig auf unserem Server läuft. Gespeichert wird ein Cookie namens klaro-consent mit einer Laufzeit von 180 Tagen. Es enthält ausschließlich deine Auswahl, keine Kennung deiner Person.

Auf it-hense.de und veranstaltungstechnik-hense.de verwenden wir Real Cookie Banner (devowl.io GmbH). Dabei wird jedem Besucher eine pseudonyme Kennung (UUID) zugewiesen und zusammen mit Zeitpunkt, gewählten Diensten und technischen Umständen der Einwilligung gespeichert. Die Speicherung erfolgt auf unserem eigenen Server. Cookies: real_cookie_banner*, Laufzeit 365 Tage.

Deine Einwilligung kannst du auf jeder Seite über den Link in der Fußzeile jederzeit ändern oder widerrufen.

Auf dem Impressum und auf dieser Datenschutzerklärung wird kein Einwilligungsbanner angezeigt. Diese Pflichtinformationen sollen ohne vorherige Entscheidung lesbar sein. Auf diesen Seiten werden deshalb auch keine einwilligungspflichtigen Dienste geladen. Deine Einstellungen kannst du dort weiterhin über den Link in der Fußzeile aufrufen.

Nachweis deiner Einwilligung

Wir sind nach Art. 7 Abs. 1 DSGVO verpflichtet, Einwilligungen nachweisen zu können. Auf it-und-veranstaltungstechnik-hense.de und gigadmin.de protokollieren wir dazu jede aktive Entscheidung auf unserem eigenen Server. Gespeichert werden ausschließlich:

Zeitpunkt der Entscheidung
eine in deinem Browser erzeugte Zufalls-Kennung
die Fassung der Banner-Konfiguration und die Sprache
welche Dienste du an- oder abgewählt hast

Nicht gespeichert werden IP-Adresse, Browserkennung, Referrer oder sonstige Angaben, die dich identifizieren könnten. Der Eintrag ist für uns keiner Person zuzuordnen. Die Zufalls-Kennung liegt in deinem Browser im Cookie consent-id (Laufzeit 180 Tage). Nur wenn du uns diese Kennung nennst, können wir den zugehörigen Eintrag finden, etwa im Rahmen einer Auskunft nach Art. 15 DSGVO.

Die Protokolleinträge werden nach 1275 Tagen automatisch gelöscht. Das entspricht der Laufzeit der Einwilligung von 180 Tagen zuzüglich der regelmäßigen Verjährungsfrist von drei Jahren nach § 195 BGB. Die Protokolldatei liegt auf unserem Server und ist über das Internet nicht abrufbar. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit Art. 7 Abs. 1 DSGVO.

Auf it-hense.de und veranstaltungstechnik-hense.de übernimmt Real Cookie Banner diese Dokumentation, wie oben beschrieben.

6. Die Seite it-und-veranstaltungstechnik-hense.de

Die Seite it-und-veranstaltungstechnik-hense.de ist so aufgebaut, dass beim Aufruf keine Verbindung zu Servern Dritter hergestellt wird. Schriftarten, Symbole, Stylesheets und JavaScript werden ausschließlich von unserem eigenen Server ausgeliefert. Es sind insbesondere keine Google Fonts, keine Inhalte von Content-Delivery-Netzwerken und keine Social-Media-Plugins eingebunden.

OpenStreetMap-Karte: Auf dem Impressum von it-und-veranstaltungstechnik-hense.de kann eine Karte angezeigt werden. Sie wird über eine Zwei-Klick-Lösung eingebunden und erst geladen, wenn du die Karte aktiv anforderst oder im Banner zustimmst. Dabei wird deine IP-Adresse an openstreetmap.org übertragen. Anbieter: OpenStreetMap Foundation, St John’s Innovation Centre, Cowley Road, Cambridge, CB4 0WS, Vereinigtes Königreich. Datenschutzhinweise: osmfoundation.org/wiki/Privacy_Policy. Für das Vereinigte Königreich liegt ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission vor. Rechtsgrundlage: Einwilligung.

7. it-hense.de und veranstaltungstechnik-hense.de (diese Seite)

Beide Seiten laufen auf WordPress mit dem Seiten-Editor Elementor (Elementor Ltd.). Elementor speichert im Local Storage und Session Storage deines Browsers Angaben darüber, ob du Elemente ausgeblendet hast, damit diese nicht erneut erscheinen. Diese Daten verlassen deinen Browser nicht und werden nicht zu Analysezwecken ausgewertet. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Google Fonts

Auf diesen beiden Seiten können Schriftarten von Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland, nachgeladen werden. Dabei wird deine IP-Adresse an Google übertragen, eine Übermittlung in die USA ist nicht ausgeschlossen. Google ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Cookies werden dabei nicht gesetzt. Die Schriften werden nur nach deiner Einwilligung geladen. Datenschutzhinweise: policies.google.com/privacy. Rechtsgrundlage: Einwilligung.

Google reCAPTCHA

Zum Schutz unserer Formulare vor automatisierten Eingaben setzen wir Google reCAPTCHA ein (Google Ireland Limited, Anschrift wie oben). reCAPTCHA wertet zur Unterscheidung zwischen Mensch und Maschine unter anderem IP-Adresse, Verweildauer, Maus- und Tastaturbewegungen sowie Geräte- und Browserinformationen aus. Diese Daten können mit Daten von Nutzern verknüpft werden, die zeitgleich bei einem Google-Konto angemeldet sind. Gesetzte Cookies unter anderem: NID, SIDCC, __Secure-3PAPISID, SSID, SAPISID. reCAPTCHA wird nur nach deiner Einwilligung geladen. Ohne Einwilligung kannst du uns jederzeit per Telefon oder E-Mail erreichen. Datenschutzhinweise: policies.google.com/privacy. Rechtsgrundlage: Einwilligung.

8. gigadmin.de, die Demo, GigAdmin Plus, die App GigAdmin Screen, die GigAdmin App, GigAdmin Desktop und der Alexa-Skill

Dieser Abschnitt gilt nur für die Website gigadmin.de, die Demo unter demo.gigadmin.de, die Bestellung und Lizenzprüfung von GigAdmin Plus unter lizenz.gigadmin.de, die App GigAdmin Screen, die GigAdmin App für Android, das PC-Programm GigAdmin Desktop und den Alexa-Skill „GigAdmin“. Für unsere übrigen Seiten hat er keine Bedeutung.

gigadmin.de

gigadmin.de ist so aufgebaut, dass beim Aufruf keine Verbindung zu Servern Dritter hergestellt wird. Schriftarten, Symbole, Stylesheets und JavaScript werden ausschließlich von unserem eigenen Server ausgeliefert. Einwilligungen verwaltet Klaro! (Abschnitt 5), die Reichweitenmessung übernimmt Matomo nach deiner Einwilligung (Abschnitt 9).

Wenn du zwischen hellem und dunklem Aussehen umschaltest, merkt sich dein Browser die Wahl im Local Storage (Eintrag ga-thema). Diese Angabe verlässt deinen Browser nicht. Rechtsgrundlage: § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG. Verweise auf GitLab (GitLab B.V., Niederlande, eine Übermittlung in die USA ist nicht ausgeschlossen) sind einfache Links, die erst beim Anklicken eine Verbindung herstellen. Die Download-Knöpfe (Adressen unter gigadmin.de/laden/…) leiten dich direkt zur neuesten Datei bei GitLab weiter; welche das ist, fragt unser Server bei GitLab nach, ohne dabei Angaben über dich zu übermitteln. Ebenso leitet die Paketquelle für GigAdmin Screen und GigAdmin Desktop (gigadmin.de/apt/…) dein Gerät zu den Dateien bei GitLab weiter.

Die Demo unter demo.gigadmin.de

Die Demo ist eine Installation unserer Vereinssoftware GigAdmin mit ausgedachten Beispieldaten zum Ausprobieren. Bitte gib dort keine echten personenbezogenen Daten ein, auch nicht im Passwortsafe der Demo. Die Demo nutzt kein Matomo und lädt nichts von Servern Dritter.

Für die Anmeldung setzt die Demo ein technisch notwendiges Sitzungs-Cookie, das beim Schließen des Browsers bzw. beim Abmelden endet. Wählst du „Angemeldet bleiben“, kommt ein Cookie hinzu, das dich bis zu der in der Demo eingestellten Dauer wiedererkennt. Außerdem speichert die Demo Hilfsdaten im Browser (Local Storage, Service Worker und Zwischenspeicher), damit sie wie eine App und ohne Netz funktioniert. Rechtsgrundlage: § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Zum Schutz vor Missbrauch protokolliert die Demo Anmeldungen, fehlgeschlagene Anmeldeversuche und Änderungen mit Zeitpunkt, gekürzter IP-Adresse (der letzte Block wird nicht gespeichert, weil alle Besucher:innen der Demo die Protokolle sehen können) und Browserangabe. Nur die Sperre nach zu vielen falschen Anmeldeversuchen merkt sich die vollständige IP-Adresse, höchstens bis zum nächsten Zurücksetzen. Alles, was du in der Demo eingibst oder hochlädst, wird zusammen mit diesen Protokollen jede Nacht automatisch gelöscht, wenn die Demo auf die Beispieldaten zurückgesetzt wird. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO an einem sicheren Betrieb. Die Demo verschickt keine E-Mails, Telegram- oder Push-Nachrichten.

Gibst du in der Demo eine IBAN ein, fragt der Server der Demo bei openiban.com nach Bank und BIC, damit die Felder ausgefüllt werden. Der Dienst erhält dabei nur die IBAN, nicht deine IP-Adresse. Bitte verwende dort nur ausgedachte Nummern.

GigAdmin auf deinem eigenen Server

Wenn du GigAdmin herunterlädst und selbst betreibst, bist du für die Daten darin verantwortlich. GigAdmin sendet keine Daten an uns, außer du testest oder nutzt GigAdmin Plus (siehe nächster Absatz); es fragt lediglich bei GitLab nach, ob es eine neue Version gibt. E-Mail, Telegram, Push und andere Dienste nutzt es nur, wenn du sie einrichtest. Bibliotheken für den Browser liefert GigAdmin selbst aus. Beim Eingeben einer IBAN fragt dein Server openiban.com nach der Bank; das gehört in deine eigene Datenschutzerklärung.

GigAdmin Plus: Bestellung und Lizenzen (lizenz.gigadmin.de)

Bestellung. Wenn du GigAdmin Plus bestellst, verarbeiten wir den Namen des Vereins oder der Firma bzw. deinen Namen, die Ansprechperson, die Anschrift, die E-Mail-Adresse und die Adresse deiner GigAdmin-Installation. Damit stellen wir den Lizenzschlüssel und die Rechnung aus, schicken beides per E-Mail, erinnern an offene Zahlungen und an die jährliche Verlängerung. Bestellst du als Privatperson, speichern wir zusätzlich deine Zustimmung zum sofortigen Beginn mit Zeitpunkt (Nachweis zum Widerrufsrecht). Bezahlt wird per Überweisung; den Zahlungseingang gleichen wir selbst mit dem Verwendungszweck ab. Rechnungen und Vertragsunterlagen legen wir zusätzlich als Sicherung in unserer Dateiablage bei Hetzner ab (Abschnitt 4). Kündigungen und Widerrufe über lizenz.gigadmin.de speichern wir mit Name, E-Mail-Adresse, Angaben zum Vertrag und Zeitpunkt, um sie umzusetzen und nachweisen zu können. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, für Rechnungen und deren Aufbewahrung Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

Test. Einen kostenlosen Test von GigAdmin Plus startet GigAdmin auf deinen Wunsch (in den Einstellungen oder bei der Installation). Dabei übermittelt es die Adresse der Installation, die GigAdmin-Version und eine E-Mail-Adresse, an die wir den Lizenzschlüssel schicken; ohne E-Mail-Adresse ist kein Test möglich. Wird bei einem Update von GigAdmin eine Funktion, die du schon nutzt, Teil von GigAdmin Plus, holt GigAdmin den Test von selbst, damit die Funktion nicht plötzlich wegfällt. Es verwendet dann die E-Mail-Adresse der ersten Person mit Administrationsrechten in deinem GigAdmin. Zum Ende des Tests schicken wir einmal eine E-Mail, dass der Test vorbei ist, mit einem Link zum Bestellen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung des Tests auf deine Anfrage), beim automatisch geholten Test Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO an der unterbrechungsfreien Nutzung bereits verwendeter Funktionen.

Lizenzprüfung und Plus-Pakete. Ist ein Lizenzschlüssel eingetragen (auch der eines Tests), fragt dein GigAdmin nach jedem Update und sonst höchstens einmal am Tag bei lizenz.gigadmin.de nach dem Stand der Lizenz und lädt bei Bedarf das passende Plus-Paket. Dabei übermittelt es den Lizenzschlüssel, die Adresse der Installation, die GigAdmin-Version und die installierte Version von GigAdmin Plus. Wir speichern den Zeitpunkt der letzten Prüfung und die beiden Versionen, um zu sehen, welche Plus-Pakete noch gebraucht werden. Rufst du in GigAdmin deine Rechnungen auf, holt es sie mit Lizenzschlüssel und Adresse der Installation bei uns ab; gespeichert wird dabei nichts Neues. Inhalte aus deinem GigAdmin (Veranstaltungen, Personen, Abrechnungen) werden nie übertragen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Technik. Die Seiten unter lizenz.gigadmin.de setzen keine Cookies und laden nichts von Servern Dritter. Zum Schutz vor Missbrauch (zu viele Bestellungen oder Anfragen) speichert der Server einen Hashwert deiner IP-Adresse mit einem täglich wechselnden Zusatz und löscht ihn nach einem Tag; die IP-Adresse selbst wird nicht gespeichert. Der Server liegt bei dogado (Abschnitt 4), die E-Mails gehen über unser Postfach dort. Rechtsgrundlage für den Schutz: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Speicherdauer. Rechnungen, Verträge, Kündigungen und Widerrufe bewahren wir so lange auf, wie es das Steuer- und Handelsrecht verlangt (Abschnitt 18). Einen Test, aus dem keine Bestellung wurde, löscht der Server sechs Monate nach dem Ende des Tests selbst, mit E-Mail-Adresse, Adresse der Installation, Versionen und den zugehörigen Einträgen im Protokoll. Die übrigen Angaben zu einer bestellten Lizenz löschen wir, wenn die Lizenz beendet ist und keine Aufbewahrungspflicht mehr besteht. Das Protokoll der Vorgänge zu Lizenzen löscht der Server nach drei Jahren selbst.

Die App GigAdmin Screen

GigAdmin Screen zeigt auf Fernsehern und Bildschirmen (Fire TV, Android, Windows, Raspberry Pi) die Infoscreens eines GigAdmin, den ein Verein selbst betreibt. Die App verbindet sich ausschließlich mit der Adresse, die in ihren Einstellungen eingetragen ist. Dorthin übermittelt sie eine zufällige Gerätekennung sowie technische Angaben zum Gerät (Gerätename und Modell, Systemversion, Bildschirmauflösung, lokale IP-Adresse, Speicher und Laufzeit), damit das Gerät in GigAdmin angezeigt und gesteuert werden kann. Verantwortlich für diese Daten ist der Betreiber des jeweiligen GigAdmin. Wir erhalten keine Daten aus der App.

Die App enthält keine Werbung, kein Tracking und keine Analysedienste und verlangt keine Anmeldung. Auf dem Gerät speichert sie nur ihre Einstellungen (Adresse, Zoom, Kopplung) und ein kurzes Protokoll; beides wird beim Deinstallieren gelöscht. Ist die Adresse mit https:// eingetragen, ist die Übertragung verschlüsselt.

Lädst du die App aus dem Amazon Appstore oder aus Google Play, verarbeiten Amazon bzw. Google beim Herunterladen und bei Updates Daten nach ihren eigenen Datenschutzbestimmungen. Diese Fassungen werden nur über den jeweiligen Store aktualisiert. Die Fassungen, die du direkt von GitLab lädst, fragen einmal am Tag bei gitlab.com nach einer neuen Version; dabei erhält GitLab (GitLab B.V., Niederlande, eine Übermittlung in die USA ist nicht ausgeschlossen) die IP-Adresse des Geräts. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO an einer aktuellen und sicheren App.

Die GigAdmin App für Android

Wozu die App dient. Die GigAdmin App (auf dem Gerät und in den Stores „GigAdmin“, Stand Version 1.1.0) zeigt und bearbeitet Veranstaltungen, Einsätze und Aufgaben aus GigAdmin, einer Vereinsverwaltung, die dein Verein selbst betreibt oder betreiben lässt. Sie ist kein eigener Online-Dienst: Sie verbindet sich ausschließlich mit der GigAdmin-Adresse, die du in der App einträgst. Inhalte aus der App erhalten wir nicht; was beim Suchen nach Updates bei uns ankommt, steht unten unter „Updates“.

Was die App an den GigAdmin deines Vereins sendet. Beim Verbinden den Namen des Geräts (Hersteller und Modell), damit es dort unter „Verbundene Apps“ erscheint. Bei jedem Abgleich den Zugangsschlüssel der App und alles, was du in der App einträgst oder änderst, zum Beispiel Angaben zu Veranstaltungen, Helfer:innen und Künstler:innen (auch Namen, Telefonnummern und E-Mail-Adressen, wenn du sie einträgst), Kommentare, Aufgaben, „Ich bin da“ sowie hochgeladene Dokumente und Bilder. Technisch bei jeder Verbindung die IP-Adresse des Geräts und die Kennung GigAdminApp/<Version> (Android). Verantwortlich für diese Daten ist der Betreiber des jeweiligen GigAdmin-Servers, in der Regel dein Verein; welche Daten dort wie lange gespeichert werden und wie du sie löschen lässt, steht in dessen Datenschutzerklärung. Die Übertragung ist verschlüsselt, wenn die Adresse mit https:// beginnt; betreibt dein Verein GigAdmin im eigenen Netz ohne HTTPS, ist sie es nicht.

Post, Quittungen und Passwortsafe. Bietet dein GigAdmin diese Teile an, sendet die App dorthin außerdem: Mails, die du schreibst, beantwortest oder weiterleitest (Empfänger, Betreff, Text, Anhänge), und was du an Mails änderst (gelesen, Stern, verschieben, löschen); Quittungen mit Name und Anschrift des Empfängers, Positionen und Beträgen; beim Einrichten des Passwortsafes einmal den öffentlichen Schlüssel des Geräts und deine Bestätigung (Passwort bzw. Code für GigAdmin, nur für diese Prüfung, die App speichert sie nicht) und danach, welchen Eintrag du wann angesehen oder kopiert hast. Die Passwörter selbst erhält die App nur verschlüsselt für dein Gerät und sendet sie nicht weiter. Mails, Profilbilder und Passwörter empfängt die App von GigAdmin, um sie dir auch ohne Netz zu zeigen.

Bilder von anderen Servern. Für die Vorschau eines Flyers (und vorab für die Veranstaltungen der nächsten 60 Tage) lädt die App das Bild von der Adresse, die in der Veranstaltung hinterlegt ist, meist dem GigAdmin deines Vereins, manchmal einer anderen Website. Bilder aus dem Internet in einer Mail lädt sie nur, wenn du „Bilder laden“ wählst. Dabei sieht der jeweilige Server die IP-Adresse des Geräts und die Kennung der App, aber keine weiteren Daten.

Was die App auf dem Gerät speichert. Zugang, den letzten Stand deiner Vereine, noch nicht abgeglichene Änderungen, den Verlauf des Abgleichs, gelesene Mitteilungen, Mails, Quittungen, Profilbilder, Flyer, die Passwort-Lieferungen und den Schlüssel des Passwortsafes speichert die App verschlüsselt (AES-256-GCM) mit einem Schlüssel, der im Android-Keystore liegt und das Gerät nie verlässt. Passwörter öffnet sie erst nach der PIN der App bzw. Fingerabdruck oder Gesicht; kopierte Passwörter löscht sie nach 30 Sekunden aus der Zwischenablage. Geöffnete Dokumente, Mail-Anhänge und PDFs liegen unverschlüsselt im privaten Speicher der App, den andere Apps nicht lesen können. Die PIN der App-Sperre wird nur als Prüfwert (Hash) gespeichert; Fingerabdruck und Gesicht prüft Android, die App erhält davon nichts. Die App legt keine Sicherung in der Cloud an. Ein technisches Protokoll ohne Zugangsschlüssel und ohne Inhalte von Veranstaltungen bleibt auf dem Gerät, außer du teilst es selbst.

Was die App nicht tut. Keine Werbung, kein Tracking, keine Analyse- oder Absturzdienste, keine Weitergabe an Dritte. Die App liest weder deinen Standort noch deine Kontakte oder deinen Kalender. Daten aus deinem GigAdmin gehen nie an uns.

Berechtigungen. Internet und Netzwerkstatus (Verbindung zu GigAdmin, Abgleich, sobald Netz da ist), Benachrichtigungen, Fingerabdruck oder Gesicht (App-Sperre und Passwortsafe, nur wenn du sie nutzt) und Start nach dem Einschalten des Geräts (damit der Abgleich im Hintergrund weiterläuft). Nur die Fassung von gigadmin.de darf zusätzlich Apps installieren, damit sie ihre eigenen Updates einspielen kann.

Google Play und Amazon Appstore. Lädst du die App aus Google Play (Google Ireland Limited) oder aus dem Amazon Appstore (Amazon EU S.à r.l., Luxemburg), verarbeiten Google bzw. Amazon beim Herunterladen und bei Updates Daten nach ihren eigenen Datenschutzbestimmungen. Darauf haben wir keinen Einfluss. Diese Fassungen werden nur über den jeweiligen Store aktualisiert und suchen nicht selbst nach neuen Versionen.

Updates der Fassung von gigadmin.de. Die App, die du über gigadmin.de/laden/app lädst, sieht nach einem Abgleich höchstens alle vier Stunden nach einer neuen Version. Dafür fragt sie bei www.gigadmin.de/neueste/app; unser Server leitet sie zu GitLab weiter (GitLab B.V., Niederlande, eine Übermittlung in die USA ist nicht ausgeschlossen), und von dort lädt sie gegebenenfalls die neue Version und deren Prüfsumme. Dabei erhalten unser Server und GitLab die IP-Adresse des Geräts und die Kennung der App; bei uns landet das nur in den Server-Logfiles (Abschnitt 4). Inhalte aus deinem GigAdmin oder Angaben zu deinen Vereinen gehen dabei nicht mit. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO an einer aktuellen und sicheren App.

Daten löschen. „Vom Handy entfernen“ bei einem Verein löscht dessen Daten auf dem Gerät, „Vom Handy entfernen“ im Passwortsafe dessen Schlüssel und Passwörter; das Deinstallieren der App löscht alles. Den Zugang der App sperrst du in GigAdmin unter „Mein Bereich, Verbundene Apps“. Daten auf dem GigAdmin-Server löscht dein Verein; wende dich dafür an ihn. Für Auskunft, Berichtigung oder Löschung von Daten in GigAdmin ist dein Verein zuständig, für Fragen zur App selbst wir (Abschnitt 1 und 19).

GigAdmin Desktop für Windows und Linux

Für das PC-Programm GigAdmin Desktop gelten dieselben Grundsätze wie für die App: Es verbindet sich nur mit den GigAdmin-Adressen, die du einträgst, sendet dorthin dasselbe wie die App (beim Verbinden den Namen des PCs) und lädt Flyer und Bilder aus Mails wie oben beschrieben. Es enthält keine Werbung, kein Tracking und keine Analysedienste, und Inhalte aus deinem GigAdmin gehen nie an uns. Verantwortlich für die Daten in GigAdmin ist dein Verein. Gegenüber GigAdmin meldet es sich als GigAdmin Desktop/<Version> (Windows) bzw. (Linux).

Auf dem PC liegt eine verschlüsselte Kopie für die Arbeit ohne Netz, nur in deinem Benutzerkonto: unter Windows geschützt mit dem Windows-Datenschutz (DPAPI), unter Linux im Ordner ~/.local/share/gigadmin-desktop mit einem Schlüssel aus dem Schlüsselbund deiner Sitzung (ohne Schlüsselbund in einer Datei, die nur dein Konto lesen darf). Dazu ein technisches Protokoll, das auf dem PC bleibt.
Ablage (mit GigAdmin Plus): Die Dateien, die du aus der Ablage deines Vereins auf den PC holst, liegen dort als normale Dateien, unter Windows im Explorer-Ordner „GigAdmin“, unter Linux unter ~/GigAdmin (nur für dein Konto lesbar). Was du dort anlegst, änderst oder löschst, geht an den GigAdmin deines Vereins.
GigAdmin-Fenster: Das Programm öffnet GigAdmin in einem eigenen Fenster mit eigenen Browser-Daten je Verein und meldet dich dort mit einem Einmal-Link an. Seiten anderer Server öffnet dein normaler Browser.
Updates unter Windows: Höchstens alle vier Stunden fragt das Programm bei www.gigadmin.de/neueste/desktop nach einer neuen Version und lädt sie von GitLab, wie oben bei der App beschrieben.
Updates unter Linux: Das Programm fragt höchstens alle vier Stunden direkt bei gitlab.com nach der neuesten Version und weist dich darauf hin; installiert wird über deine Paketverwaltung aus der Paketquelle www.gigadmin.de/apt, die dein System zu den Dateien bei GitLab weiterleitet. Dabei erhalten unser Server (Server-Logfiles, Abschnitt 4) und GitLab die IP-Adresse des PCs.
Löschen: Beim Entfernen eines Vereins im Programm ist auch dessen Kopie auf dem PC weg. Unter Windows fragt die Deinstallation, ob die Daten mit entfernt werden sollen; unter Linux löschst du nach sudo apt remove gigadmin-desktop den Ordner ~/.local/share/gigadmin-desktop und den Eintrag im Schlüsselbund. Den Zugang sperrst du in GigAdmin unter „Mein Bereich, Verbundene Apps“.

Rechtsgrundlage für die Update-Abfragen ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO an einem aktuellen und sicheren Programm.

Der Alexa-Skill „GigAdmin“

Was der Skill tut. Mit dem Skill fragst du per Alexa dein GigAdmin (oder bis zu fünf GigAdmins verschiedener Vereine) nach Veranstaltungen, Helfer:innen und Checklisten und meldest zum Beispiel „Ich bin da“. Deine Sprache verarbeitet Amazon (Amazon EU S.à r.l., Luxemburg) nach den Datenschutzbestimmungen von Amazon; wir erhalten keine Sprachaufnahmen, sondern nur die von Amazon erkannte Anfrage (zum Beispiel „Wer ist schon da?“ mit dem genannten Verein oder der Rolle), eine von Amazon vergebene Kennung für dein Konto und dein Gerät, die Angabe, ob das Gerät einen Bildschirm hat, sowie den Zugang aus der Kontoverknüpfung.

Kontoverknüpfung. Beim Verknüpfen gibst du auf gigadmin.de/alexa/verbinden die Adresse deines GigAdmin ein und meldest dich dort an; dein Passwort sieht gigadmin.de nie. Dein GigAdmin stellt nach deinem „Erlauben“ einen Zugang aus, der nur für den Smart-Home-Anschluss gilt und höchstens deine Rechte hat. gigadmin.de verschlüsselt Adresse und Zugang und gibt sie an Amazon; Amazon bewahrt sie auf und schickt sie mit jeder Anfrage mit. Wir speichern die Zugänge nicht. Während der Verknüpfung setzt gigadmin.de ein Sitzungs-Cookie (gaw_alexa, endet mit dem Schließen des Browsers, in der Sitzung liegen die Zugänge nur verschlüsselt) und ein Cookie mit den zuletzt eingegebenen Adressen (gaw_alexa_adressen, ein Jahr, nur als Vorschlag beim nächsten Verknüpfen). Zum Schutz vor Missbrauch merkt sich der Server bis zu zehn Minuten einen Hashwert deiner IP-Adresse (Begrenzung der Versuche) und bis zu fünf Minuten einen Hashwert jedes ausgegebenen Einmal-Codes. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO und § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG.

Anfragen. Jede Anfrage prüft gigadmin.de zuerst (stammt sie wirklich von Amazon für diesen Skill?), fragt dann mit dem Zugang dein GigAdmin und gibt die Antwort an Amazon zurück. Die Inhalte aus deinem GigAdmin (zum Beispiel Namen der eingeteilten Helfer:innen) laufen dabei nur durch und werden auf gigadmin.de nicht gespeichert. Telefonnummern und Bemerkungen gibt der Smart-Home-Anschluss gar nicht heraus. Es gelten die Server-Logfiles aus Abschnitt 4. Verantwortlich für die Daten in deinem GigAdmin bleibt dessen Betreiber, meist dein Verein. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Nutzung des Skills auf deinen Wunsch).

Erinnerungen. Bittest du den Skill, dich zu erinnern („Erinnere mich an meinen nächsten Einsatz“), legt gigadmin.de mit deiner Erlaubnis Erinnerungen in deinem Amazon-Konto an (Zeitpunkt und Text, z. B. Rolle und Veranstaltung). Dafür nutzt es den Zugang, den Amazon der jeweiligen Anfrage mitgibt, und liest vorher deine bestehenden Erinnerungen dieses Skills, um keine doppelt anzulegen. Die Erinnerungen speichert Amazon; gigadmin.de speichert davon nichts. Löschen kannst du sie in der Alexa-App, die Erlaubnis dort beim Skill unter Berechtigungen zurücknehmen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Trennen. In deinem GigAdmin unter „Mein Bereich, Verbundene Apps“ (wirkt sofort) oder in der Alexa-App beim Skill („Konto-Verknüpfung aufheben“ bzw. Skill deaktivieren). Damit ist der Zugang unbrauchbar; bei uns gibt es nichts weiter zu löschen.

9. Reichweitenmessung mit Matomo

Auf it-und-veranstaltungstechnik-hense.de, it-hense.de, veranstaltungstechnik-hense.de und gigadmin.de setzen wir Matomo zur Reichweitenmessung ein. Matomo ist eine quelloffene Software, die wir selbst betreiben, unter matomo.it-und-veranstaltungstechnik-hense.de auf unserem eigenen Server. Es findet keine Übermittlung an Dritte und keine Übermittlung in Drittländer statt.

Erfasst werden pseudonymisierte Daten wie aufgerufene Seiten, Verweildauer, Gerätetyp, ungefährer Standort und die zuvor besuchte Seite. Zur Wiedererkennung werden Cookies gesetzt, unter anderem _pk_id (13 Monate), _pk_ses (30 Minuten), _pk_ref (6 Monate) und mtm_consent (1 Jahr). Die Cookies liegen jeweils auf der besuchten Domain.

Matomo wird ausschließlich nach deiner Einwilligung geladen. Rechtsgrundlage: Einwilligung.

10. Kontaktformulare

Auf it-hense.de und veranstaltungstechnik-hense.de kannst du uns über ein Kontaktformular erreichen. Wir setzen dafür die Erweiterung Contact Form 7 ein. Die Erweiterung läuft auf unserem eigenen Server, eine Übermittlung an den Hersteller findet nicht statt.

Die von dir eingegebenen Daten werden per E-Mail an unser Postfach zugestellt und dort weiterverarbeitet. Eine dauerhafte Speicherung der Einsendungen in der Datenbank der Website findet nicht statt. Pflichtangaben sind als solche gekennzeichnet, alle weiteren Angaben machst du freiwillig.

Zum Schutz vor automatisierten Eingaben ist dem Formular Google reCAPTCHA vorgeschaltet (siehe Abschnitt 7). Ohne Einwilligung in reCAPTCHA kannst du das Formular nicht absenden; nutze in diesem Fall bitte Telefon oder E-Mail.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn deine Anfrage der Anbahnung oder Durchführung eines Vertrags dient, ansonsten Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO an der Beantwortung von Anfragen.

Wir löschen die Daten, sobald deine Anfrage abschließend bearbeitet ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

11. Kontakt per Telefon, E-Mail und WhatsApp

Wenn du uns anrufst oder eine E-Mail schreibst, verarbeiten wir deine Angaben zur Bearbeitung des Anliegens. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei vertragsbezogenen Anliegen, sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. E-Mails werden bei dogado gehostet (siehe Abschnitt 4).

WhatsApp Business: Wir sind auch über WhatsApp Business erreichbar. Anbieter ist WhatsApp Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, Irland, ein Unternehmen der Meta-Gruppe. Für geschäftliche Konten gelten ergänzend die WhatsApp Business Bedingungen.

Wenn du uns über WhatsApp kontaktierst, verarbeitet WhatsApp deine Telefonnummer, dein Profilbild sowie Metadaten der Kommunikation wie Zeitpunkt und Häufigkeit der Nachrichten nach eigenen Vorgaben. Darauf haben wir keinen Einfluss. Die Inhalte deiner Nachrichten sind Ende-zu-Ende-verschlüsselt, die Metadaten sind es nicht. Eine Übermittlung in die USA ist nicht ausgeschlossen; Meta ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert.

Wir speichern die über WhatsApp ausgetauschten Nachrichten nur so lange, wie es für die Bearbeitung erforderlich ist. Rechtsgrundlage für die Nutzung dieses Kanals ist deine Kontaktaufnahme und damit Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. f DSGVO. Wenn du diesen Weg vermeiden möchtest, erreichst du uns jederzeit per Telefon oder E-Mail. Datenschutzhinweise von WhatsApp: whatsapp.com/legal/privacy-policy-eea.

12. Instagram-Profile

Wir betreiben zwei öffentliche Profile bei Instagram: das Profil unseres Betriebs (instagram.com/it_veranstaltungstechnik_hense) und das Profil von GigAdmin (instagram.com/gigadmin.de). Für beide gilt dasselbe. Anbieter ist Meta Platforms Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, Irland.

Beim Besuch unseres Profils verarbeitet Meta deine Daten nach eigenen Vorgaben, unter anderem zur Erstellung von Nutzungsstatistiken. Auf die konkrete Verarbeitung haben wir keinen Einfluss und keinen Zugriff auf die zugrunde liegenden Rohdaten. Wir erhalten lediglich aggregierte Statistiken.

Soweit dabei Statistiken erstellt werden, sind wir gemeinsam mit Meta verantwortlich im Sinne von Art. 26 DSGVO. Die wesentlichen Inhalte dieser Vereinbarung findest du unter facebook.com/legal/terms/information_about_page_insights_data. Deine Betroffenenrechte kannst du sowohl uns gegenüber als auch gegenüber Meta geltend machen; wir leiten Anfragen weiter, wenn sie primär Meta betreffen.

Eine Übermittlung in die USA ist nicht ausgeschlossen. Meta ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Datenschutzhinweise: privacycenter.instagram.com/policy. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO an der Außendarstellung des Betriebs.

Auf unseren Websites sind keine Instagram-Plugins eingebunden. Die Verlinkung auf unsere Profile ist ein einfacher Link, der erst beim Anklicken eine Verbindung zu Instagram herstellt.

13. Google Unternehmensprofil

Wir unterhalten ein Unternehmensprofil bei Google, das in der Google-Suche und in Google Maps angezeigt wird. Anbieter ist Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland.

Wenn du unser Profil aufrufst, verarbeitet Google deine Daten nach eigenen Vorgaben. Auf diese Verarbeitung haben wir keinen Einfluss und keinen Zugriff auf die zugrunde liegenden Rohdaten. Wir erhalten von Google lediglich zusammengefasste Statistiken, etwa wie oft das Profil aufgerufen und wie oft eine Route zu uns abgefragt wurde.

Wenn du eine Bewertung abgibst, veröffentlicht Google den von dir gewählten Namen und den Inhalt deiner Bewertung. Wir können öffentlich darauf antworten. Eine abgegebene Bewertung kannst nur du selbst wieder löschen, nicht wir.

Eine Übermittlung in die USA ist nicht ausgeschlossen. Google ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Datenschutzhinweise: policies.google.com/privacy. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO an der Auffindbarkeit des Betriebs.

14. Fotos und Videos von Veranstaltungen

Im Rahmen unserer Tätigkeit in der Veranstaltungstechnik entstehen Aufnahmen der von uns aufgebauten Technik. Dabei können im Hintergrund auch Personen erkennbar sein, etwa Gäste einer Veranstaltung.

Solche Aufnahmen fertigen wir nur an, wenn sie im Rahmen der jeweiligen Veranstaltung zulässig sind, insbesondere wenn der Veranstalter auf Foto- und Videoaufnahmen hingewiesen hat. Gezielte Einzelaufnahmen von Personen fertigen wir nur mit deren Einwilligung an.

Wir verwenden ausgewählte Aufnahmen als Referenz auf unseren Websites und in unseren Social-Media-Profilen, um unsere Arbeit zu zeigen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO an der Darstellung unserer Leistungen; ergänzend gelten die §§ 22, 23 Kunsturhebergesetz. Soweit eine Einwilligung eingeholt wurde, ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO die Grundlage.

Du möchtest nicht auf einer Aufnahme zu sehen sein? Eine formlose Nachricht an info@it-und-veranstaltungstechnik-hense.de genügt. Wir entfernen die betreffende Aufnahme dann von unseren Websites und aus unseren Profilen. Ein Grund muss nicht angegeben werden.

15. Kunden- und Vertragsdaten

Für Angebote, Aufträge und deren Abwicklung verarbeiten wir insbesondere:

Name, Firma, Anschrift
Telefonnummer und E-Mail-Adresse
Angaben zum beauftragten Gewerk, zu Terminen und Örtlichkeiten
Vertrags-, Abrechnungs- und Zahlungsdaten
Schriftverkehr im Zusammenhang mit dem Auftrag

Diese Daten verarbeiten wir in unserer selbst betriebenen Rechnungssoftware (siehe Abschnitt 16), in unserem E-Mail-Postfach und in unserer Dateiablage bei Hetzner (siehe Abschnitt 4). Ein Kundenverwaltungssystem eines Drittanbieters setzen wir nicht ein.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, für die Aufbewahrung Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit den handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten.

Bei IT-Aufträgen kann es vorkommen, dass wir im Rahmen von Wartung, Support oder Fehlersuche Zugriff auf Systeme erhalten, in denen personenbezogene Daten Dritter gespeichert sind. In diesen Fällen werden wir für unsere Kunden als Auftragsverarbeiter tätig und schließen einen Vertrag nach Art. 28 DSGVO.

16. Rechnungsstellung

Zur Erstellung von Angeboten und Rechnungen setzen wir die quelloffene Software Invoice Ninja ein. Wir betreiben diese Software selbst auf eigenem Server. Es findet keine Übermittlung an den Hersteller oder an andere Dritte statt und es werden keine Daten in Drittländer übertragen.

Verarbeitet werden die zur Rechnungsstellung erforderlichen Stamm-, Vertrags- und Zahlungsdaten. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. c DSGVO.

Von den Daten der Rechnungssoftware erstellen wir regelmäßig Sicherungen, die in unserer Dateiablage bei Hetzner liegen (siehe Abschnitt 4).

GigAdmin Plus. Rechnungen für GigAdmin Plus erstellt nicht Invoice Ninja, sondern unser eigener Lizenzserver unter lizenz.gigadmin.de, mit eigenem Nummernkreis. Er ist eine von uns selbst entwickelte Software und läuft auf unserem Server bei dogado (Abschnitt 4); Hersteller oder andere Dritte erhalten keine Daten. Verarbeitet werden Name bzw. Verein oder Firma, Ansprechperson, Anschrift, E-Mail-Adresse, Adresse der GigAdmin-Installation, Leistungszeitraum, Betrag und Zahlungseingang. Die Rechnung geht als PDF per E-Mail an dich; eine Kopie legt der Server als Sicherung in unserer Dateiablage bei Hetzner ab (Abschnitt 4). Rechnungen werden nie automatisch gelöscht, sondern so lange aufbewahrt, wie es das Steuer- und Handelsrecht verlangt (Abschnitt 18). Einzelheiten zu Bestellung und Lizenzen stehen in Abschnitt 8. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. c DSGVO.

17. Empfänger deiner Daten

Eine Übermittlung findet nur statt, soweit sie erforderlich ist:

Empfänger	Zweck	Grundlage
dogado GmbH	Hosting der Websites, der GigAdmin-Demo, des Lizenzservers für GigAdmin Plus, des Matomo-Servers und der E-Mail-Postfächer	Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO
Hetzner Online GmbH	Dateiablage und Datensicherung (Storage Share)	Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO
Google Ireland Limited	Schriftarten und Spamschutz auf zwei Websites	Deine Einwilligung
Google Ireland Limited	Unternehmensprofil in Suche und Maps	Berechtigtes Interesse
WhatsApp Ireland Limited	Kommunikation, sofern du diesen Kanal wählst	Deine Kontaktaufnahme
Meta Platforms Ireland	Betrieb unserer Instagram-Profile	Berechtigtes Interesse
OpenStreetMap Foundation	Kartendarstellung, nur nach Anforderung	Deine Einwilligung
GitLab B.V.	Bereitstellung der Downloads und Updates von GigAdmin, der Apps und Programme (nur die IP-Adresse beim Abruf, Abschnitt 8)	Berechtigtes Interesse
openiban.com	Bank zu einer IBAN, nur in der GigAdmin-Demo und nur die IBAN (Abschnitt 8)	Berechtigtes Interesse
Finanzbehörden	Erfüllung steuerlicher Pflichten	Rechtliche Verpflichtung
Kreditinstitute	Abwicklung von Zahlungen	Vertragserfüllung

Darüber hinaus geben wir Daten nur weiter, wenn du eingewilligt hast oder wir gesetzlich dazu verpflichtet sind.

18. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist. Danach löschen wir sie, sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht. In Sicherungskopien wirkt sich eine Löschung erst mit dem Überschreiben des jeweiligen Sicherungsstands aus (siehe Abschnitt 4).

Für Unterlagen mit steuerlicher oder handelsrechtlicher Relevanz gelten die Fristen aus Handelsgesetzbuch und Abgabenordnung. Diese betragen je nach Art der Unterlage in der Regel sechs bis zehn Jahre, gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Unterlage entstanden ist. Während dieser Zeit ist die Verarbeitung auf die Erfüllung der Aufbewahrungspflicht beschränkt.

19. Deine Rechte

Du hast uns gegenüber folgende Rechte:

Auskunft darüber, ob und welche Daten wir zu dir verarbeiten (Art. 15 DSGVO)
Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung unvollständiger Daten (Art. 16 DSGVO)
Löschung, soweit keine Aufbewahrungspflicht entgegensteht (Art. 17 DSGVO)
Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
Datenübertragbarkeit in einem gängigen Format (Art. 20 DSGVO)
Widerruf einer Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Für alle diese Anliegen genügt eine formlose Nachricht an info@it-und-veranstaltungstechnik-hense.de.

Widerspruchsrecht

Soweit wir Daten auf Grundlage eines berechtigten Interesses verarbeiten, hast du das Recht, aus Gründen, die sich aus deiner besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch einzulegen (Art. 21 DSGVO). Wir verarbeiten die Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen, die deine Interessen überwiegen.

Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde

Du kannst dich jederzeit bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren. Für uns zuständig ist:

Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA)
Promenade 18
91522 Ansbach
www.lda.bayern.de

20. Änderungen dieser Erklärung

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich unsere Verarbeitung oder die rechtlichen Vorgaben ändern. Maßgeblich ist die jeweils veröffentlichte Fassung. Das Datum oben zeigt den aktuellen Stand.